Una aclaración previa: si bien en este artículo nos referimos a negocios que emiten facturas a sus clientes, los conceptos son igualmente aplicables a todo tipo de negocios en los que se genere un compromiso de pago a futuro por parte de un cliente, como ser por ejemplo las cuotas de un préstamo financiero.
A continuación compartimos las 5 claves para un proceso eficiente de Cobranzas.
1. Entender a las cobranzas como un proceso que inicia con la emisión de la factura
Muchas empresas comienzan a gestionar sus cobranzas una vez que la factura se encuentra vencida. Esta es una actitud reactiva que retrasa los plazos para darse cuenta de los problemas, y por lo tanto alarga los plazos de cobro de la empresa.
La Gestión de Cobranzas comienza al momento de emitir la factura. En ese sentido, decimos que una gestión eficiente implica ser proactivos en lugar de reactivos.
Lo primero que debes hacer es analizar los procesos internos de tu empresa y asegurarte que se estén cumpliendo los siguientes puntos antes del vencimiento de una factura:
- Se ha realizado un adecuado análisis del cliente al que se le otorgó el crédito comercial (antes de otorgárselo).
- La fecha de vencimiento para el pago esté especificada en la factura.
- Los conceptos facturados y los precios aplicados son correctos.
- El cliente ha prestado conformidad sobre los productos recibidos o los servicios prestados.
- Se ha cumplido con los procesos que el cliente requiere para realizar el pago (alta de proveedor, orden de compra, etc.)
- El cliente tiene la información sobre las formas de pago.
- La factura se ha enviado al cliente ni bien se emitió y éste acusó recibo.
Si alguno de estos puntos no se cumple entonces los plazos para cobrar se alargarán.
2. Implementar una secuencia de avisos y reclamos a clientes
Debes definir una serie de avisos y reclamos a enviar a los clientes a medida que pasa el tiempo y sus facturas siguen impagas.
Estos avisos / reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o personalmente. Recomendamos seguir ese orden a medida que pasa el tiempo.
Conceptualmente la secuencia debiera ser:
- Notificar sobre una nueva factura emitida
- Enviar aviso previo al vencimiento
- Enviar reclamos posteriores al vencimiento
- Realizar acciones con clientes morosos: suspender la cuenta, derivar a agencia de cobranzas, acciones legales, mandar a pérdida, etc.
Recomendamos además automatizar aquellas gestiones que pueden ser automatizadas, como ser el envío de mails o mensajes de texto (SMS) a clientes. De esta forma optimizarás el tiempo del equipo de cobranzas y además te asegurarás que los avisos / reclamos se hacen en tiempo y forma. Esto es algo que puedes lograr con herramientas como Intiza.
Puedes ver más información sobre este punto en nuestro artículo: ¿Cómo definir un esquema de avisos y reclamos automáticos a clientes?
3. Priorizar los clientes a gestionar
Uno de los aspectos más importantes es lograr que el tiempo del equipo se aplique a gestionar aquellos clientes que tendrían un mayor impacto en las cobranzas. Es decir, que haya un mecanismo para priorizar los clientes a gestionar.
Las empresas suelen priorizar en base al monto de la deuda, lo que es razonable pero incompleto. En Intiza recomendamos priorizar en base a 3 criterios:
- Monto de la deuda
- Antigüedad de la deuda
- Días que transcurrieron desde la última gestión
4. Apoyarte en herramientas informáticas para simplificar el trabajo de quienes gestionan las cobranzas
En la mayoría de las empresas la información para gestionar las cobranzas se encuentra diseminada en distintos lugares: el software contable, planillas Excel, notas en cuadernos, tareas en Outlook, etc.
Esto hace que el trabajo de quienes gestionan las cobranzas sea menos eficiente, ya que pierden mucho tiempo para recopilar la información que necesitan para gestionar un cliente.
Por ello es que debes dotarlos de herramientas informáticas que simplifiquen su trabajo diario y los ayude a ser más eficientes. Específicamente, estas herramientas debieran ayudarlos a:
- Priorizar los clientes a gestionar.
- Acceder rápidamente a los datos de contacto de un cliente, al detalle de su deuda y al historial de las gestiones que se han realizado con él.
- Asignar tareas y enviar recordatorios de las mismas a los responsables.
Además estas herramientas debieran permitir que los distintos miembros del equipo puedan colaborar entre ellos, es decir que todos puedan ver las gestiones que otros miembros realizan con clientes y las tareas que tienen pendientes.
Intiza es un ejemplo de este tipo de herramientas.
5. Medir y mejorar las Cobranzas
Todo proceso de cobranzas tiene que ser medido y mejorado permanentemente. Para ello es clave que se generen reportes en tiempo real que puedan mostrar la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
En base a estos indicadores podrás diagnosticar qué tan bien (o mal) están las cobranzas de tu empresa, e identificar las áreas de mejora.
Los 4 indicadores básicos son:
- Plazo Promedio de Cobranzas
- Antigüedad Promedio de la Deuda
- Porcentaje de la Deuda Vencida
- Porcentaje de Clientes Gestionados
